9 errores en la implantación de Intranets

24 Mayo 2018

Te mostramos los 9 errores más comunes e importantes que se cometen a la hora de implementar una Intranet:

Con el n.° 1: no tener en cuenta a los usuarios finales

Las empresas siempre deben construir un lugar de trabajo digital teniendo en mente a los empleados, ya que son los empleados los que utilizarán esta herramienta interna en el día a día. La manera más fácil de garantizar el éxito de su intranet empresarial es pedirles a los usuarios finales sus comentarios. Involucrar a las personas y obtener la opinión del usuario es un paso necesario para crear la mejor intranet para su empresa.

La Intranet siempre debe ser aprobada por el personal. Si no hay comunicación entre los usuarios finales y los creadores del portal, el resultado será inútil. Comience enviando a los empleados un cuestionario de la compañía para comprender mejor sus necesidades específicas. Luego realice pruebas de usabilidad antes de lanzar su intranet de colaboración. En el lanzamiento oficial, todos en la compañía están en la misma página y el proyecto de Intranet se lanza sin problemas.

 

Con el n.° 2: resultados de búsqueda deficientes

Una intranet está construida para ahorrar tiempo, no para pasar el tiempo filtrando a través de la páginas de resultados del buscador. Para tener un lugar de trabajo digital exitoso se requiere una funcionalidad de búsqueda efectiva que brinde el contenido más relevante.

Tener búsqueda empresarial disponible dentro de cada página limita los campos de búsqueda y simplifica los esfuerzos de etiquetado y categorización. De esta forma, cada vez que un empleado escriba una palabra clave en un cuadro de búsqueda, aparecerá una lista concisa y precisa de resultados e incluirá el documento deseado.

 

Con el n.° 3: no construir un modelo de buen gobierno o exagerarlo

Sin las estructuras, políticas y administración adecuadas, una intranet corporativa no puede definirse claramente para los usuarios finales. Al mismo tiempo, la gobernanza no es estrictamente las reglas detrás de una intranet empresarial, sino más bien el modelo para fomentar la conversación y ayudar a cambiar el comportamiento.

Al construir el modelo de gobernanza, comience por definir las pocas cosas que más importan. Sé claro y decisivo. Luego, base sus procesos y planificación de gobierno en torno a estos pocos puntos importantes. Quien es responsable de qué parte.

La gobernanza se trata menos de un conjunto de reglas y más de aliento, modelado, conversación y cambio de comportamiento.

 

Con el n.° 4: no piense a largo plazo

Al construir una intranet en la cultura corporativa, es importante pensar en los beneficios a largo plazo. ¿qué sucede después de la implementación? Con el tiempo, una herramienta puede perder su relevancia si no se mantiene actualizada. El nuevo contenido debe agregarse o actualizarse, deben agregarse nuevas funcionalidades, incluso las secciones completamente nuevas deberán crearse. Si no piensa a largo plazo, una intranet puede convertirse rápidamente en un desastre imposible de salvar.

Se debe tener un plan implementado permite una administración sencilla y la sostenibilidad de la intranet a largo plazo. El equipo de intranet debe saber cómo manejar actualizaciones continuas, administración del sitio y nuevas mejoras. Su intranet debe crecer con su negocio.

 

Con el n.° 5: No entrene a los empleados sobre cómo usar su intranet

Solo porque haya entregado lo que los empleados quieren ver en su intranet, no significa que comenzarán a usarlo automáticamente. La adopción de una nueva intranet es una curva de aprendizaje para muchos que requieren capacitación. ¡Una buena forma de asegurarse de que su intranet no se use es no enseñar a sus empleados cómo usarla!

Evite este error de intranet ofreciendo formación antes, durante y después del lanzamiento de su intranet. De hecho, hay muchas características de e-learning y de incorporación incorporadas a su intranet que pueden ayudar con el entrenamiento.

 

Con el n.° 6: Ignorar el diseño de la intranet

Un error importante de la intranet que las personas cometen es ignorar por completo el diseño. Aceptémoslo, si su intranet es fea, los empleados simplemente no la usarán.

 

Con el n.° 7: Sponsor desaparecido

Los patrocinadores ejecutivos son críticos para todos los proyectos: brindan fondos, apoyo y visibilidad dentro de los rangos ejecutivos. Cuando su proyecto de intranet implica un cambio a gran escala, "no puede llevar a todos en ese viaje de una vez, por lo que ayuda tener a alguien con suficiente influencia que lo consiga desde el principio, porque pueden ayudar a abrir las puertas".

Identifica y recluta 2-3 sponsors, en lugar de uno solo. Construya un caso de negocios, incluso si no se le pide uno. El caso de negocio debe medir el "antes", para que pueda demostrar el "después" (es decir, el impacto en el negocio).

 

Con el n.° 8:  Sobre-personalización

El contenido personalizado debe sentirse natural y orgánico, no exagerado. Si personalizas demasiado y la gente no entiende la lógica que hay detrás, entonces puede desorientar a las personas y no utilizar la intranet.

Personalización de la unidad basada en campos explícitos establecidos por los usuarios en sus perfiles. Por ejemplo, cuando un usuario se transfiere de la oficina de Londres a la de Roma, establece su ubicación en Roma. Ahora, en lugar de ver ofertas en Londres, recibirá ofertas más relevantes para su nueva ubicación.

 

Con el n.° 9: Olvidando a los adoptantes tardíos

Intranet también tiene una curva de adopción, que comienza con los innovadores y los primeros adoptantes, y luego están la mayoría tardía y los rezagados.

A los innovadores y los primeros usuarios les gusta utilizar cualquier tipo de tecnología nueva. Les gusta sentirse exclusivos y ser vistos como líderes del pensamiento. Pueden estar usando su intranet incluso antes de anunciarla. No se involucró ningún trabajo para incorporarlos al sistema. Sin embargo, cada tipo de usuario posterior debe manejarse de manera diferente.

La mayoría temprana quiere resultados probados, mientras que la mayoría tardía es reacia al riesgo. Rezagados, por otro lado, se centran en el riesgo por encima de todo lo demás. Si crees que estos últimos adoptantes se comportarán como tus innovadores, te espera un rudo despertar.

 

In2 posee amplia experiencia en intranets, mediante tecnología Liferay (plataforma de Portales Open Source líder del mercado) para unificar la experiencia del usuario, optimizar los procesos empresariales y evolucionar la estrategia empresarial.

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