Digitalització de la gestió de processos editorials

El problema del client

L’editorial, coneguda per la qualitat de les seves edicions, continuava fent manualment el procés de gestió de les seves publicacions. 

A més, els materials dels diferents llibres es dipositaven en carpetes de xarxa, la qual cosa en dificultava la localització i la reutilització. 

Els objectius del client

L’objectiu principal era construir un repositori digital de materials bibliogràfics que permetés fer el seguiment detallat de l’estat de cada llibre dins dels processos editorials, així com tenir una traçabilitat dels materials per facilitar les reimpressions dels llibres.  

Repte principal a resoldre

Traslladar al món digital les peculiaritats dels processos editorials de cadascuna de les línies editorials i dels diferents tipus de llibres que es treballen. 

A més, l’automatització no ha de ser intrusiva en el treball dels editors i ha de garantir la qualitat i la cura que caracteritzen l’editorial, així com cobrir el procés des de la contractació fins a la recepció al magatzem. 

La solució

Després de l’anàlisi i el diagnòstic de la situació, IN2 va definir com a repositori centralitzat dels materials que participen en l’edició dels llibres la implantació d’un gestor documental Open Source Alfresco.

Aquest repositori disposa de tota la informació sobre els llibres (metadata) i els elements utilitzats per elaborar-los (originals, imatges, proves d’impressió...). Per a la gestió digital del procés digital es va implementar un conjunt de fluxos de treball (workflows) que controlen les diferents fases: avaluació, contractació, edició i reimpressió.