Digitalización de la gestión de procesos editoriales

El problema del cliente

La editorial, conocida por la calidad de sus ediciones, seguía realizando manualmente el proceso de gestión de sus publicaciones.

Además, los materiales de los diferentes libros se depositaban en carpetas de red, lo que dificultaba su localización y reutilización.

Los objetivos del cliente

El principal objetivo era construir un repositorio digital de materiales bibliográficos que permitiera hacer el seguimiento detallado del estado de cada libro dentro de los procesos editoriales, así como tener una trazabilidad de los materiales para facilitar las reimpresiones de los libros. 

Reto principal a resolver

Trasladar al mundo digital las peculiaridades de los procesos editoriales de cada una de las líneas editoriales y de los distintos tipos de libros que se trabajan.

Además, la automatización no debe ser intrusiva en el trabajo de los editores y debe garantizar la calidad y el cuidado que caracterizan a la editorial. Así como cubrir el proceso desde la contratación hasta la recepción en almacén.

La solución

Tras el análisis y diagnóstico de la situación, IN2 definió como repositorio centralizado de los materiales que participan en la edición de los libros la implantación de un gestor documental: Open Source Alfresco.

Este repositorio dispone de toda la información sobre los libros (metadata) y los elementos utilizados para su elaboración (originales, imágenes, pruebas de impresión...). Para la gestión digital del proceso digital se implementó un conjunto de flujos de trabajo (workflows) que controlan las distintas fases: evaluación, contratación, edición y reimpresión.