Diseño de la solución tecnológica del servicio PSIS
Caso de la Administració Oberta de Catalunya (AOC)
El proyecto en cifras
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% digitalizado
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% usando Microsoft 365
El problema del cliente
La gestión de entradas en el recinto era un procedimiento completamente manual lo que implicaba, además de una dependencia total del papel, (que se podía extraviar o acabar), la imposibilidad de integrar la información en el calendario y de tener una trazabilidad completa y accesible de las acciones relacionadas con la visita.
Los objetivos del cliente
El principal objetivo del cliente era digitalizar la guía de seguridad que deben entregar obligatoriamente a todas las visitas. De esta forma, podrían prescindir de la copia en papel y crear un registro telemático de las personas que entran y salen de las instalaciones.
Reto principal a resolver
Encontrar una forma segura de compartir la información sobre seguridad utilizando herramientas digitales de uso común para llegar al máximo número de usuarios posible. Además, el procedimiento de entrada y salida debía ser muy fluido para que no entorpeciera las actividades prioritarias del personal del control de accesos.
La solución
IN2 propuso una solución integrada por dos elementos construidos con las herramientas de Microsoft 365: la digitalización del proceso de reserva y recepción de visitas, y un conjunto de aplicaciones móviles para que los distintos actores del proceso pudieran llevar a cabo las tareas correspondientes.
Resultados y beneficios obtenidos
Gracias a la combinación de Power Automate y Power Apps, nuestro cliente dispone de un sistema totalmente digital para controlar todo el ciclo de vida de sus visitas, con capacidad para supervisarlo en tiempo real y con la ventaja de poder operarlo desde cualquier parte de sus instalaciones.
El nuevo sistema permite hacer un seguimiento en tiempo real de las entradas y salidas del recinto. La información confidencial sobre las visitas está disponible para las personas adecuadas siempre que lo necesitan.
El cliente dispone de un registro seguro de todas las actividades relacionadas con la gestión de visitas. Cada acción realizada durante el proceso de la visita queda registrada de forma automática.
El sistema está preparado para escalar y cubrir nuevas oportunidades de negocio. La integración con las herramientas de gestión de la organización facilita la creación de nuevas aplicaciones y nuevos intercambios de información
Otros casos de éxito
Trabajamos para que las cosas salgan bien.
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