Diseño de la solución tecnológica del servicio PSIS
Caso de la Administració Oberta de Catalunya (AOC)
El proyecto en cifras
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% de reducción del tiempo para preparar auditorías
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Centenares de documentos gestionados
El problema del cliente
Las empresas farmacéuticas están obligadas a aplicar estrictas normas de calidad y de seguridad, una parte de las cuales implica tener una documentación controlada que refleje los procedimientos y los resultados de su aplicación.
Esta documentación se ha de poder trazar y distribuir de forma eficiente para cumplir con las auditorias anuales y lo estaba haciendo con herramientas inadecuadas e imprecisas.
Los objetivos del cliente
El principal objetivo era construir un repositorio digital de documentos que le permitiera crear, revisar, distribuir y almacenar la documentación generada para las normativas de calidad.
El sistema debería servir, tanto para el departamento de calidad responsable de mantener la documentación, como para el resto de áreas de la empresa que son las destinatarias de la documentación.
Reto principal a resolver
Construir un sistema robusto, seguro y eficaz que cumpla con las estrictas normativas de calidad.
El principal reto era cumplir con las necesidades del departamento de calidad en cuanto a control y seguridad, manteniendo un entorno amigable para que el resto de la compañía pueda usar la documentación en sus operaciones habituales.
La solución
Tras el análisis y diagnóstico de la situación, IN2 definió como repositorio centralizado de la documentación controlada por normativas la implantación de un gestor documental: Open Source Alfresco. Este repositorio dispone de toda la información sobre los documentos (metadata), los registros y la auditoría sobre el ciclo de vida de todos ellos.
Para gestionar digitalmente la documentación se crearon una serie de flujos para cubrir tareas como la elaboración de documentos, revisión y aprobación, distribución electrónica, control de vigencia y retirada de elementos obsoletos.
Resultados y beneficios obtenidos
La implantación satisfactoria de la solución ha facilitado la gestión de centenares de documentos y ha reducido un 50% el tiempo necesario para preparar las auditorias anuales para la renovación de las certificaciones de calidad.
Solución implementada sobre el gestor documental Open Source Alfresco.
Sistema homologado para las normas ISO y GMP.
Workflow de revisión, aprobación y distribución configurable por cada documento del sistema.
Otros casos de éxito
Trabajamos para que las cosas salgan bien.
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